BÀI 3: LẬP BỘ CHỨNG TỪ NHÁP (SUBMIT SI & VGM)

I. Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ:
✅ Hiểu về SI (Shipping Instruction) và VGM (Verified Gross Mass).
✅ Biết cách lập chứng từ nháp chính xác.
✅ Hiểu quy trình submit SI & VGM theo từng hãng tàu.
✅ Tránh các lỗi phổ biến khi lập chứng từ nháp.

II. Quy trình lập chứng từ nháp

1. Hiểu về SI và VGM

📌 SI (Shipping Instruction): Là hướng dẫn vận chuyển, giúp hãng tàu phát hành B/L (Bill of Lading - Vận đơn).

📌 VGM (Verified Gross Mass): Là khối lượng tổng của container đã đóng hàng, xác nhận theo quy định quốc tế.

🔎 Phương pháp xác nhận VGM:
✅ Phương pháp 1: Cân hàng bằng cân điện tử đạt chuẩn.
✅ Phương pháp 2: Tính toán tổng trọng lượng container gồm:

• Trọng lượng hàng hóa.
• Trọng lượng pallet, vật chèn lót.
• Trọng lượng vỏ container (Tare).

💡 Lưu ý:

• Phương pháp 2 thường được sử dụng hơn.
• Nếu khai sai VGM, container có thể bị từ chối xếp lên tàu.

2. Lập bộ chứng từ nháp

Sau khi nhận thông tin số lượng và giá từ kho, DOCs cần lập:
📄 Hợp đồng (Contract)
📄 Invoice (Hóa đơn thương mại)
📄 Packing List (Danh sách đóng gói)
📄 Các chứng từ khác nếu cần (C/O, Phyto, v.v.)

📌 Các lỗi cần tránh:
❌ Sai số lượng hàng, giá trị hợp đồng.
❌ Sai thông tin người mua/người bán.
❌ Thiếu chứng từ cần thiết (C/O, Phyto nếu có yêu cầu).

3. Submit SI & VGM

🚢 Hướng dẫn submit theo từng hãng tàu:

📌 Submit qua website:
➡ CKL, CMA, COSCO, CU LINES, OOCL, EMC, HEUNG-A, KMTC, MCC, Sinokor, WHL, Yangming, ZIM, TS Lines.

📌 Gửi qua email:
➡ IAL, MSC, Sinotrans, SITC, Zhonggu.

💡 Lưu ý quan trọng:

• Không submit quá deadline để tránh phí phát sinh.
• Kiểm tra booking trước khi submit (đủ container, thông tin chính xác).
• Submit VGM chọn phương pháp 2 nếu có thể.

IV. Xử lý tình huống thực tế

1. Lỗi sai số lượng hàng trên SI

🚨 Nếu số lượng trên SI chưa đúng?
✔ Kiểm tra lại số lượng thực xuất.
✔ Yêu cầu sửa SI trước khi phát hành B/L.

2. Trễ deadline submit SI & VGM

🚨 Nếu quá hạn submit SI?
✔ Liên hệ ngay với hãng tàu để xin hỗ trợ.
✔ Báo bộ phận kế toán để cập nhật chi phí phát sinh.

V. Bài tập thực hành

1️⃣ SI là gì? Vì sao cần lập SI chính xác?
2️⃣ Có mấy phương pháp xác nhận VGM? Phương pháp nào phổ biến hơn?
3️⃣ Nếu submit SI sai thông tin, bạn cần làm gì để sửa lại?

👉 Trả lời trong phần bình luận để tôi kiểm tra giúp bạn nhé!

💡 Kết thúc bài 3!
Bạn đã hiểu cách lập chứng từ nháp chưa? Nếu còn thắc mắc, hãy hỏi ngay nhé! Ngày mai, chúng ta sẽ tiếp tục với Bài 4: Khai báo hải quan 🛃📦.