BÀI 1: TIẾP NHẬN THÔNG TIN KHÁCH HÀNG VÀ CHUẨN BỊ BAN ĐẦU

I. Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ:
✅ Hiểu quy trình tiếp nhận thông tin khách hàng.
✅ Biết cách kiểm tra mã vùng trồng và mã nhà máy đóng gói.
✅ Nắm được các quy định về dán tem và phân loại hàng hóa.
✅ Xử lý các trường hợp cần làm hồ sơ ủy quyền xuất khẩu.

II. Quy trình tiếp nhận thông tin khách hàng

1. Nhận thông tin từ Sales hoặc bộ phận Booking

Khi có lô hàng xuất khẩu mới, nhân viên chứng từ (DOCs) cần nhận thông tin từ:

• Sales hoặc bộ phận Booking về khách hàng, chủ kho.
• Nhà nhập khẩu (Consignee - Cnee) để xác nhận các yêu cầu đặc biệt.
• Hãng tàu về lịch trình và booking số.

💡 Lưu ý:

• Kiểm tra chính xác tên khách hàng, mã số thuế, tránh sai sót khi làm chứng từ.
• Ghi lại các yêu cầu đặc biệt của khách hàng, như thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán.

2. Liên hệ trực tiếp với khách hàng, chủ kho

Sau khi nhận thông tin, DOCs chủ động liên hệ:

• Khách hàng, chủ kho để nắm rõ tình trạng hàng hóa.
• Bộ phận OPS để kiểm tra mã vùng trồng và mã nhà máy đóng gói.

III. Kiểm tra mã vùng trồng và mã nhà máy đóng gói

1. Kiểm tra tính hợp lệ của mã vùng trồng, mã nhà máy

DOCs cần xác nhận mã này còn hiệu lực xuất khẩu. Các bước kiểm tra:
🔹 Kiểm tra trên hệ thống của Bộ Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn.
🔹 Liên hệ với bộ phận OPS nếu có nghi ngờ về tính hợp lệ.

📌 Ví dụ thực tế:

• Nếu trên thùng hàng ghi "Thanh Long Bình Thuận", thì phải dán tem có mã vùng trồng của Bình Thuận:
  • Mã vùng trồng: VN - BTHOR – 0039
  • Mã nhà máy đóng gói: VN - BTHPH – 217
• Nếu trên thùng chỉ ghi "Thanh Long Việt Nam", có thể sử dụng mã vùng trồng từ nhiều tỉnh khác.

💡 Lưu ý:

• Nếu mã đã bị cấm xuất khẩu, phải báo ngay để đổi mã hoặc không xuất hàng.
• Nếu mã chưa được xác nhận, cần làm hồ sơ ủy quyền xuất khẩu.

2. Hồ sơ ủy quyền xuất khẩu (nếu cần)

Một số trường hợp cần làm hồ sơ ủy quyền giữa chủ kho và công ty xuất khẩu:
✅ Chủ kho không trực tiếp xuất hàng, mà ủy quyền cho Việt Toàn JSC làm thủ tục.
✅ Hàng hóa thuộc danh mục cần đăng ký kiểm dịch hoặc kiểm tra an toàn thực phẩm.

🔹 Quy trình làm hồ sơ ủy quyền:

1. Soạn giấy ủy quyền theo mẫu.
2. Ký xác nhận giữa chủ kho và công ty xuất khẩu.
3. Gửi lên cơ quan chức năng xác nhận.

IV. Quy định dán tem và phân loại hàng hóa

1. Quy định dán tem

📌 Tem phải được dán 2 mặt của thùng hàng.
📌 Nếu thùng hàng đã có tem cũ (tem đi đường bộ), phải dán che phủ hoàn toàn tem này( hiện giờ là cần tẩy xóa kỹ không còn số cũ)

💡 Lưu ý:

• Nếu sai mã vùng trồng hoặc tem không đúng quy định, hải quan có thể từ chối thông quan.
• Một số thị trường có quy định tem riêng (ví dụ: Trung Quốc, EU).

2. Phân loại hàng hóa để hải quan kiểm tra

• Hàng cần phân loại rõ ràng tại cửa container để hải quan dễ kiểm tra.
• Sắp xếp hàng hợp lý giúp rút ngắn thời gian thông quan.

V. Bài tập thực hành

1️⃣ Hãy liệt kê 3 thông tin quan trọng nhất khi nhận đơn hàng xuất khẩu.
2️⃣ Nếu trên thùng hàng ghi "Xoài Cát Hòa Lộc", cần kiểm tra những gì trước khi đóng hàng?
3️⃣ Một khách hàng muốn xuất khẩu lô hàng nhưng chưa có mã vùng trồng. Bạn sẽ làm gì?

👉 Trả lời trong phần bình luận và tôi sẽ giúp bạn kiểm tra nhé!

💡 Kết thúc bài 1!
Bạn đã hiểu rõ quy trình tiếp nhận thông tin khách hàng chưa? Có gì thắc mắc, hãy hỏi ngay nhé! Ngày mai, chúng ta sẽ tiếp tục với Bài 2: Báo kế hoạch vận chuyển và số lượng 🚛📦.