BÀI 5: CHUẨN BỊ BỘ CHỨNG TỪ GỐC HOÀN CHỈNH

I. Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ:
✅ Biết cách chuẩn bị bộ chứng từ gốc hoàn chỉnh.
✅ Hiểu quy trình kiểm tra và xác nhận chứng từ.
✅ Tránh các sai sót khi phát hành chứng từ.
✅ Biết cách phối hợp với khách hàng và hãng tàu để đảm bảo chứng từ chính xác.

II. Chuẩn bị bộ chứng từ gốc

1. Kiểm tra thông tin container trước khi chốt chứng từ

Trước khi làm chứng từ gốc, cần:
📌 Kiểm tra container đã được load lên tàu.
📌 Xác nhận ATD (Actual Time of Departure) từ hãng tàu.

💡 Lưu ý quan trọng:

• Một số hãng tàu như IAL & Wanhai có thể giữ ATD là ngày load hàng, không phải ngày tàu chạy thực tế.
• Với hãng tàu MCC, ngày trên B/L (Bill of Lading) sẽ là ngày load cont, không phải ngày tàu khởi hành.

📌 Cách kiểm tra ATD:
🔎 Truy cập trang web theo dõi tàu:
➡ www.vesselfinder.com
➡ www.marinetraffic.com

2. Kiểm tra và nhận chứng thư Phyto (Chứng nhận kiểm dịch thực vật)

📌 Bộ chứng thư Phyto gồm:
✔ 1 bản gốc
✔ 2 bản copy

📌 Nếu có lỗi sai (tên hàng, số lượng, số cont…), cần báo ngay cho bộ phận OPS để sửa đổi.

💡 Lưu ý:

• Phyto phải được phát hành trước ngày tàu chạy tối thiểu 1 ngày.
• Nếu có kiểm dịch, cần cập nhật số seal mới vào chứng từ.

3. In và kiểm tra chứng từ gốc

📌 Bộ chứng từ gốc bao gồm:
✔ Hợp đồng CFR
✔ Invoice CFR
✔ Packing List
✔ Bill of Lading (B/L)
✔ Chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin) nếu có
✔ Chứng thư kiểm dịch (Phyto) nếu có

📌 Kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ trước khi gửi cho khách hàng:
🔎 Đúng tên và địa chỉ người nhận hàng (Cnee).
🔎 Đúng số lượng hàng, số container, số seal.
🔎 Giá trị trên Invoice khớp với hợp đồng.

💡 Lưu ý quan trọng:

• Gửi bản scan chứng từ gốc cho khách hàng xác nhận trước khi gửi đi.
• Nếu khách hàng yêu cầu sửa đổi, cần chỉnh lại ngay trước khi phát hành chứng từ chính thức.

III. Các vấn đề cần lưu ý khi làm chứng từ gốc

📌 Sửa đổi thông tin trên chứng từ:

• Nếu cần sửa Invoice, Packing List hoặc B/L, phải xin hãng tàu cấp Revised B/L.
• Nếu có thay đổi về giá, cần báo ngay cho bộ phận Kế toán để điều chỉnh chi phí.

📌 Kiểm tra loại B/L trước khi phát hành:

💡 Lưu ý: Một số hãng tàu sẽ tự động release hàng khi nhận thanh toán, ví dụ: CMA (Seaway B/L), KMTC, MCC.

IV. Bài tập thực hành

1️⃣ Vì sao cần xác nhận ATD từ hãng tàu trước khi chốt chứng từ gốc?
2️⃣ Nếu khách hàng phát hiện lỗi sai trên Invoice sau khi chứng từ gốc đã gửi đi, bạn sẽ xử lý như thế nào?
3️⃣ Điểm khác biệt giữa Surrendered B/L và Seaway B/L là gì?

👉 Trả lời trong phần bình luận để tôi kiểm tra giúp bạn nhé!

💡 Kết thúc bài 5!
Bạn đã hiểu cách chuẩn bị chứng từ gốc chưa? Nếu còn thắc mắc, hãy hỏi ngay nhé! Ngày mai, chúng ta sẽ tiếp tục với Bài 6: Làm điện giao hàng và gửi chứng từ gốc 📦✈.