BÀI 2: BÁO KẾ HOẠCH VẬN CHUYỂN VÀ SỐ LƯỢNG

I. Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ:
✅ Hiểu quy trình báo kế hoạch vận chuyển và số lượng hàng.
✅ Biết cách kiểm tra thông tin trên Booking Confirmation.
✅ Nắm được cách gửi thông tin vận chuyển đúng và đủ.
✅ Xử lý tình huống thời gian gấp và các vấn đề phát sinh.

II. Quy trình báo kế hoạch vận chuyển

1. Kiểm tra thông tin Booking Confirmation

Booking Confirmation (Xác nhận đặt chỗ với hãng tàu) là tài liệu quan trọng giúp lập kế hoạch vận chuyển chính xác.

📌 Các thông tin cần kiểm tra:
🔹 Số booking: Đảm bảo đúng với đơn hàng.
🔹 Nhiệt độ & thông gió: Đặc biệt quan trọng với hàng đông lạnh,trái cây
🔹 Cảng nhập khẩu (POD - Port of Discharge): Phải khớp với hợp đồng.
🔹 ETD (Estimated Time of Departure): Ngày dự kiến tàu chạy.
🔹 Tên tàu & số chuyến: Giúp theo dõi lịch trình chính xác.

💡 Lưu ý:

• Nếu thông tin không đúng thực tế hàng hóa, báo ngay cho bộ phận Booking để sửa.
• Nếu sai sót về nhiệt độ hoặc thông gió, cần revise (chỉnh sửa) ngay.

2. Xác nhận tình trạng container rỗng

Khi nhà xe lấy container (cont) rỗng, cần:
📷 Chụp hình container rỗng để kiểm tra tình trạng.
📄 Kiểm tra thông tin trên lệnh cấp cont rỗng từ hãng tàu.

🔎 Những lỗi có thể gặp:
❌ Container quá cũ, sàn bẩn, rỉ sét.
❌ Hệ thống điện lạnh bị lỗi (với cont lạnh).
❌ Container không có đúng tem mác theo yêu cầu.

📌 Nếu có lỗi, cần:

• Báo ngay cho hãng tàu để đổi container.
• Gửi hình ảnh & video cho hãng tàu làm bằng chứng.

3. Gửi thông tin vận chuyển cho kho

Sau khi kiểm tra booking và container, cần gửi thông tin cho kho.

📌 Thông tin cần gửi (bằng tiếng Trung hoặc tiếng Anh nếu cần):

• Giờ cắt máng (Closing time).
• ETD, ETA (Ngày dự kiến tàu chạy và cập cảng).
• Hãng tàu, tên tàu, số chuyến.
• Số container, số seal, số tài xế.

💡 Lưu ý:

• Nếu khách hàng yêu cầu, cần bổ sung thêm thông tin theo từng lô hàng.
• Gửi thông tin đúng và sớm giúp kho chuẩn bị đóng hàng kịp thời.

III. Giải pháp khi thời gian gấp

Với một số khách hàng, thời gian lập chứng từ, khai báo hải quan rất ngắn.

📌 Giải pháp:
✅ Báo thời gian cắt máng sớm 12 tiếng so với closing time trên booking.
✅ Ưu tiên nhập list container sớm để bộ phận Booking chốt và đăng ký kiểm dịch (nếu cần).
✅ Giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển để tránh chậm trễ.

IV. Bài tập thực hành

1️⃣ Khi nhận Booking Confirmation, bạn cần kiểm tra những thông tin nào?
2️⃣ Nếu container rỗng bị hỏng, bạn sẽ xử lý như thế nào?
3️⃣ Vì sao cần báo thời gian cắt máng sớm hơn 12 tiếng?

👉 Trả lời trong phần bình luận để tôi kiểm tra giúp bạn nhé!

💡 Kết thúc bài 2!
Bạn đã hiểu quy trình báo kế hoạch vận chuyển chưa? Nếu còn thắc mắc, hãy hỏi ngay nhé! Ngày mai, chúng ta sẽ tiếp tục với Bài 3: Lập bộ chứng từ nháp (Submit SI & VGM) 📑🚢.