BÀI 7: LẬP BỘ HỒ SƠ LƯU & GIẢI QUYẾT SỰ CỐ

I. Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ:
✅ Biết cách lập bộ hồ sơ lưu theo đúng quy định.
✅ Hiểu lý do cần lưu trữ chứng từ và cách quản lý hồ sơ hiệu quả.
✅ Nắm được các sự cố thường gặp trong quy trình xuất khẩu.
✅ Biết cách xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến container, chứng từ và hãng tàu.

II. Lập bộ hồ sơ lưu

Sau khi hoàn tất lô hàng xuất khẩu, cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ để:
📌 Đối chiếu khi có sự cố.
📌 Làm cơ sở kiểm tra nội bộ và thanh toán.
📌 Phục vụ các đợt kiểm tra của cơ quan thuế, hải quan.

1. Danh sách chứng từ cần lưu trữ

📦 Bộ hồ sơ lưu tại công ty gồm:
✔ Danh sách container (Mã vạch của lô hàng).
✔ Tờ khai hải quan đã thông quan.
✔ Giấy đơn ký tàu xuất (Phiếu vàng).
✔ Hợp đồng FOB.
✔ Invoice FOB.
✔ Packing List.
✔ Bill of Lading (B/L).
✔ Chứng nhận xuất xứ (C/O - bản triplicate nếu có).
✔ Chứng thư kiểm dịch (Phyto - bản copy nếu có).
✔ Hóa đơn hãng tàu (Debit Note).
✔ Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT Invoice).

💡 Lưu ý:

• Sắp xếp hồ sơ theo từng lô hàng, dễ dàng truy xuất khi cần.
• Lưu trữ bản cứng (bản in) và bản mềm (scan trên máy tính).
• Các chứng từ quan trọng như B/L, C/O nên có bản scan để tránh thất lạc.

III. Các sự cố thường gặp và cách xử lý

1. Container có vấn đề khi lấy rỗng

🔹 Lỗi thường gặp:
❌ Container quá cũ, rỉ sét, sàn bẩn.
❌ Cont lạnh báo lỗi Alarm, hệ thống điện không ổn định.

🚨 Cách xử lý:
✔ Chụp ảnh và quay video container để làm bằng chứng.
✔ Báo ngay cho hãng tàu và yêu cầu đổi container.
✔ Cung cấp số điện thoại & địa chỉ kho để hãng tàu cử người xử lý nhanh.

2. Container bị charge phí tại cảng đến (POD)

🔹 Lỗi thường gặp:
❌ Cont bị hỏng hóc, mất tấm chắn gió, ron cửa bị hở.
❌ Nghẹt lỗ thoát nước, gây hư hỏng hàng.

🚨 Cách xử lý:
✔ Kiểm tra hình ảnh container rỗng trước khi đóng hàng.
✔ Phối hợp với hãng tàu và nhà xe để đối chiếu phiếu EIR hạ hàng.
✔ Yêu cầu khách hàng cung cấp hình ảnh container tại POD để làm bằng chứng xin giảm phí.

3. Phát sinh phí DEM/DET

📌 DEM (Demurrage Fee): Phí lưu container tại cảng quá thời gian miễn phí.
📌 DET (Detention Fee): Phí lưu container tại kho quá thời gian miễn phí.

🚨 Cách xử lý:
✔ Kiểm tra xem cont có bị hạ quá hạn không.
✔ Yêu cầu khách hàng nêu rõ lý do bị charge.
✔ Nếu có cơ sở hợp lý, thương lượng với hãng tàu xin giảm phí.

💡 Lưu ý:

• DEM/DET charge dựa trên số ngày container lưu bãi hoặc lưu kho.
• Nếu lỗi do hãng tàu giao container chậm, có thể yêu cầu miễn phí charge.

4. Hãng tàu báo nhiệt độ container không đúng

🔹 Lỗi thường gặp:
❌ Nhiệt độ container khi hạ quá cao so với booking.
❌ Hãng tàu yêu cầu xác nhận lại trước khi load cont.

🚨 Cách xử lý:
✔ Kiểm tra biên bản hạ cont để đối chiếu nhiệt độ ban đầu.
✔ Nếu nhiệt độ hiện tại thấp hơn nhiệt độ khi hạ cont, có thể load.
✔ Nếu nhiệt độ cao bất thường, báo ngay bộ phận OPS để kiểm tra cont trước khi load.

💡 Lưu ý:

• Nếu không gửi email xác nhận sớm, hãng tàu có thể rớt cont khỏi chuyến tàu.
• Khi cần thiết, làm LOI (Letter of Indemnity) để xác nhận chịu trách nhiệm.

IV. Bài tập thực hành

1️⃣ Vì sao cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ sau khi hoàn tất lô hàng?
2️⃣ Nếu container lấy rỗng bị lỗi (bẩn, hỏng), bạn sẽ làm gì?
3️⃣ Khách hàng báo container bị charge phí tại cảng đến, bạn xử lý thế nào?

👉 Trả lời trong phần bình luận để tôi kiểm tra giúp bạn nhé!

💡 Kết thúc bài 7!
Bạn đã hiểu quy trình lưu hồ sơ và xử lý sự cố chưa? Nếu còn thắc mắc, hãy hỏi ngay nhé! 🎉🚢