BÀI 6: LÀM ĐIỆN GIAO HÀNG VÀ GỬI CHỨNG TỪ GỐC

I. Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ:
✅ Hiểu về điện giao hàng (Telex release) và khi nào cần làm.
✅ Biết quy trình gửi chứng từ gốc cho khách hàng.
✅ Nắm cách kiểm tra và theo dõi quá trình giao chứng từ.
✅ Tránh các lỗi sai khi gửi chứng từ gốc.

II. Điện giao hàng (Telex realease) là gì?

📌 Điện giao hàng (TELEX RELEASE) là lệnh từ hãng tàu cho phép người nhận hàng (Cnee) lấy hàng tại cảng đến (POD).
📌 T/R  chỉ được phát hành khi:
✔ Hãng tàu đã nhận được thanh toán phí vận chuyển.
✔ Tàu đã rời cảng và không có vấn đề về chứng từ.
✔ Khách hàng đã thanh toán tiền hàng theo thỏa thuận.

III. Quy trình làm điện giao hàng

📌 Bước 1: Kiểm tra điều kiện làm điện giao hàng
✅ Đảm bảo Debit Note (phiếu báo cước) đã được thanh toán cho hãng tàu.
✅ Xác nhận tàu đã khởi hành (ATD) từ hãng tàu.
✅ Kiểm tra xem khách hàng đã thanh toán tiền hàng chưa.

📌 Bước 2: Gửi yêu cầu điện giao hàng
✔ Soạn email yêu cầu release hàng gửi cho hãng tàu.
✔ Cung cấp đầy đủ thông tin: Số Booking, Số Container, Cnee…
✔ Đối với một số hãng tàu (CMA, KMTC, MCC), nếu đã thanh toán cước, hệ thống sẽ tự động release hàng.

💡 Lưu ý:

• Nếu hãng tàu chưa nhận thanh toán, cần cung cấp ủy nhiệm chi (payment slip) để nhờ cập nhật nhanh.
• Nếu khách hàng chưa thanh toán tiền hàng, cần đợi trước khi gửi yêu cầu release.

IV. Gửi chứng từ gốc cho khách hàng

📌 Bước 1: Nhận xác nhận từ khách hàng
✔ Sau khi gửi bản scan chứng từ gốc, chờ khách hàng xác nhận thông tin đúng.
✔ Nếu có sai sót, chỉnh sửa trước khi in chứng từ chính thức.

📌 Bước 2: Chuẩn bị bộ chứng từ gốc để gửi
📦 Bộ chứng từ gốc gồm:
✔ 1 Hợp đồng CFR
✔ 2 Invoice CFR
✔ 2 Packing List
✔ 1 Bill of Lading (B/L)
✔ 1 CO gốc (nếu có)
✔ 1 Phyto bản gốc + 1 Phyto bản copy (nếu có)

📌 Bước 3: Gửi chứng từ qua dịch vụ chuyển phát nhanh
📦 Cung cấp thông tin người nhận cho bộ phận kế toán để tạo Bill gửi chứng từ.
📦 Sau khi gửi, lấy số tracking và gửi cho khách hàng để họ theo dõi.

💡 Lưu ý:

• Nếu gửi đi Shekou, Shanghai, Qingdao, Dalian, cần đảm bảo chứng từ đầy đủ.
• Kiểm tra địa chỉ người nhận và số lượng chứng từ trước khi gửi.

V. Kiểm tra và theo dõi quá trình gửi chứng từ

📌 Cách kiểm tra trạng thái gửi chứng từ:
✔ Tra cứu trên website của đơn vị chuyển phát nhanh (DHL, FedEx, EMS…).
✔ Cập nhật tình trạng gửi chứng từ cho khách hàng.
✔ Nếu có chậm trễ, liên hệ đơn vị vận chuyển để xử lý.

VI. Xử lý tình huống phát sinh

📌 1. Hãng tàu chưa nhận được thanh toán, không release hàng
🚨 Giải pháp:
✔ Gửi ủy nhiệm chi (payment slip) cho kế toán hãng tàu để cập nhật nhanh.
✔ Nếu cần hàng gấp, liên hệ trực tiếp với hãng tàu để xin hỗ trợ.

📌 2. Chứng từ gốc bị thất lạc khi gửi cho khách hàng
🚨 Giải pháp:
✔ Liên hệ đơn vị chuyển phát để tra cứu vị trí.
✔ Nếu mất chứng từ quan trọng như B/L gốc, cần báo ngay cho hãng tàu để xử lý phát hành bản thay thế.

📌 3. Khách hàng yêu cầu sửa thông tin trên chứng từ sau khi đã gửi gốc
🚨 Giải pháp:
✔ Nếu có thể, xin bản chỉnh sửa từ hãng tàu (Revised B/L).
✔ Nếu đã phát hành B/L gốc, cần làm thủ tục sửa đổi theo quy định của hãng tàu.

VII. Bài tập thực hành

1️⃣ Khi nào có thể làm điện giao hàng?
2️⃣ Nếu khách hàng chưa thanh toán tiền hàng, bạn có gửi chứng từ gốc không? Vì sao?
3️⃣ Nếu chứng từ gốc bị thất lạc, bạn sẽ xử lý như thế nào?

👉 Trả lời trong phần bình luận để tôi kiểm tra giúp bạn nhé!

💡 Kết thúc bài 6!
Bạn đã hiểu quy trình làm điện giao hàng chưa? Nếu còn thắc mắc, hãy hỏi ngay nhé! Ngày mai, chúng ta sẽ tiếp tục với Bài 7: Lập bộ hồ sơ lưu & Giải quyết sự cố 📂🔍.