NGÀY 4: KỸ NĂNG GIAO TIẾP & VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

🎯 Mục tiêu:

• Hiểu tầm quan trọng của giao tiếp chuyên nghiệp trong Sales Oversea.
• Học cách viết email chào hàng hiệu quả.
• Rèn luyện cách đặt câu hỏi thông minh để thu hút khách hàng.

1️⃣ Tầm quan trọng của giao tiếp trong Sales Oversea

Vì khách hàng của bạn là người nước ngoài, nên giao tiếp chuyên nghiệp là yếu tố quyết định thành công. Bạn cần:

✔️ Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn, lịch sự.
✔️ Chủ động & linh hoạt khi trao đổi với khách hàng.
✔️ Thể hiện sự chuyên nghiệp qua email, điện thoại, video call.

💡 Một sai lầm nhỏ trong giao tiếp có thể khiến khách hàng mất niềm tin!

2️⃣ Cấu trúc một email chào hàng hiệu quả

Một email chào giá (Sales Quotation Email) cần có cấu trúc rõ ràng để thu hút sự chú ý của khách hàng.

📩 Mẫu cấu trúc email chào hàng

🔹 Tiêu đề (Subject): Ngắn gọn, thu hút, liên quan đến nhu cầu khách hàng.
📌 Ví dụ: Competitive Ocean Freight Rate from Vietnam to USA

🔹 Lời chào (Greeting): Thể hiện sự chuyên nghiệp, gọi đúng tên người nhận.
📌 Ví dụ: Dear John, hoặc Hello Anna,

🔹 Giới thiệu ngắn gọn (Opening Line):
📌 Ví dụ:
"I hope you are doing well. My name is [Tên bạn] from [Công ty bạn]. We specialize in providing competitive logistics solutions for international shipments."

🔹 Nội dung chính (Main Content):
✔️ Nêu lý do gửi email & lợi ích cho khách hàng.
✔️ Đề xuất dịch vụ & bảng báo giá (nếu có).
✔️ Đính kèm tài liệu cần thiết (bảng giá, profile công ty).

📌 Ví dụ:
"We are currently offering a special ocean freight rate for shipments from Vietnam to the USA. Please find our latest rate below:"

🔹 Kêu gọi hành động (Call-to-Action – CTA): Khuyến khích khách hàng phản hồi.
📌 Ví dụ:
"Please let us know if you need more details. We would be happy to arrange a call to discuss further."

🔹 Lời kết (Closing):
📌 Ví dụ:
"Looking forward to your reply. Have a great day!"

🔹 Chữ ký email (Signature):
📌 Ví dụ:
[Tên bạn]
[Chức vụ] | [Công ty]
📧 Email: [Email của bạn] | 📞 Phone: [Số điện thoại]

3️⃣ Cách đặt câu hỏi thông minh để thu hút khách hàng

💡 Hãy đặt câu hỏi mở thay vì câu hỏi đóng.

✔️ Câu hỏi đóng (Không tốt):
❌ Do you need freight service? → (Khách có thể chỉ trả lời “Yes” hoặc “No”)

✔️ Câu hỏi mở (Tốt hơn):
✅ What challenges are you currently facing with your shipments?
✅ What trade lanes do you frequently handle?
✅ How can we support your business better?

🎯 Mục tiêu: Giúp khách hàng chia sẻ nhiều thông tin hơn, tạo cơ hội thảo luận sâu hơn.

📌 Bài tập thực hành

✅ Viết một email chào giá gửi cho một Agent giả định.