Bài 3: Tự động hóa quy trình bán hàng trong Odoo CRM

🎯 Mục tiêu bài học:

• Hiểu lợi ích của tự động hóa quy trình bán hàng.

• Thiết lập quy tắc tự động chuyển đổi Leads và tạo hoạt động theo dõi.

• Quản lý email tự động và tích hợp Mail Gateway.

📚 1. Tại sao cần tự động hóa quy trình bán hàng?

✅ Tiết kiệm thời gian: Giảm thao tác thủ công khi xử lý Leads và Opportunities.
✅ Tăng hiệu suất: Phân công và chuyển đổi Leads tự động, không bỏ sót.
✅ Cải thiện chăm sóc khách hàng: Tự động gửi email, nhắc lịch và follow-up.

💡 Câu hỏi: Theo bạn, thao tác nào mất nhiều thời gian nhất khi quản lý khách hàng?

📚 2. Thiết lập tự động chuyển đổi Leads thành Opportunities

👉 Bước 1: Cài đặt Rules cho Leads

• Vào CRM → Configuration → Leads & Pipeline.

• Bật tính năng Automatic Lead Assignment.

👉 Bước 2: Thiết lập quy tắc phân công tự động

• Vào Configuration → Lead Assignment.

• Tạo quy tắc dựa trên các tiêu chí như:
  ✅ Khu vực địa lý.
  ✅ Ngành nghề hoặc sản phẩm.
  ✅ Độ ưu tiên của Leads.

👉 Bước 3: Đặt điều kiện chuyển đổi tự động

• Đặt điều kiện như:
  ✅ Nếu Lead có email và được xác nhận → Chuyển thành Opportunity.
  ✅ Nếu Lead đã được liên hệ qua điện thoại → Đưa vào Pipeline.

💡 Thử thách: Khi nào bạn nên chuyển Lead thành Opportunity mà không cần kiểm tra thủ công?

📚 3. Tự động tạo hoạt động theo dõi (Follow-up Activities)

👉 Bước 1: Tạo loại hoạt động

• Vào CRM → Configuration → Activity Types.

• Tạo các hoạt động như:
  ✅ Gọi điện xác nhận.
  ✅ Gửi email giới thiệu.
  ✅ Lên lịch gặp gỡ khách hàng.

👉 Bước 2: Thiết lập hoạt động tự động

• Mở Opportunity và thêm hoạt động.

• Chọn Schedule Activity → Thiết lập loại hoạt động và thời gian.

👉 Bước 3: Kích hoạt tính năng Follow-up tự động

• Vào CRM → Configuration → Pipeline.

• Bật tính năng Schedule Next Activity Automatically.

💡 Câu hỏi: Bạn sẽ đặt lịch follow-up trong bao lâu nếu khách hàng chưa phản hồi?

📚 4. Tích hợp và quản lý Email tự động

👉 Bước 1: Thiết lập Mail Gateway

• Vào Settings → Email → Incoming/Outgoing Mail Servers.

• Thêm thông tin SMTP và IMAP cho email công ty.

👉 Bước 2: Tự động hóa gửi Email

• Vào CRM → Automation → Email Templates.

• Tạo Email mẫu cho:
  ✅ Chào mừng khách hàng mới.
  ✅ Gửi báo giá hoặc thông báo cập nhật.

👉 Bước 3: Gửi Email tự động theo quy trình

• Vào CRM → Configuration → Automated Actions.

• Thiết lập điều kiện gửi email tự động khi:
  ✅ Chuyển đổi Lead thành Opportunity.
  ✅ Đóng thành công hoặc thất bại giao dịch.

💡 Thử thách: Nếu khách hàng không trả lời email báo giá, bạn sẽ gửi follow-up sau bao lâu?

📚 5. Tự động hóa bằng Rules và Workflows

✅ Quy tắc phân công tự động (Lead Assignment Rules)

• Phân công Lead dựa trên tiêu chí cụ thể.

✅ Workflow tự động (Automated Workflows)

• Kích hoạt Email hoặc tạo hoạt động theo điều kiện.

✅ Đặt hành động dựa trên điều kiện (Conditional Actions)

• Ví dụ: Nếu Opportunity chuyển sang giai đoạn Proposal, tự động gửi email báo giá.

💡 Câu hỏi: Khi nào bạn nên kích hoạt Workflow để không làm phiền khách hàng?

🎯 Thực hành:

1. Tạo một Rule tự động phân công Lead cho nhân viên.

2. Thiết lập hoạt động Gọi điện xác nhận cho mỗi Opportunity.

3. Tạo một Email mẫu chào mừng khách hàng mới và gửi tự động khi Lead được tạo.

💡 Kết thúc bài 3:

• Bạn đã biết cách tạo Rules và Follow-up chưa?

• Bạn có gặp khó khăn khi tích hợp Mail Gateway không?

Sẵn sàng cho Bài 4: Quản lý khách hàng và liên hệ chưa? 🚀