Bài 5: Lập báo giá và theo dõi doanh số trong Odoo CRM

🎯 Mục tiêu bài học:

• Hiểu quy trình tạo báo giá (Quotation) từ cơ hội bán hàng (Opportunity).

• Biết cách quản lý và gửi báo giá cho khách hàng.

• Theo dõi và chuyển đổi báo giá thành đơn hàng (Sales Order).

📚 1. Quy trình tạo báo giá trong Odoo CRM

👉 Bước 1: Tạo báo giá từ Opportunity

• Vào CRM → Pipeline.

• Chọn Opportunity cần báo giá và nhấn New Quotation.

• Hệ thống sẽ tự động liên kết Opportunity với báo giá.

👉 Bước 2: Nhập chi tiết sản phẩm/dịch vụ

• Chọn sản phẩm/dịch vụ từ danh sách có sẵn.

• Điều chỉnh số lượng, giá và chiết khấu (nếu có).

👉 Bước 3: Xác nhận và gửi báo giá

• Nhấn Save để lưu.

• Nhấn Send by Email để gửi báo giá cho khách hàng.

💡 Câu hỏi: Khi nào bạn nên tạo báo giá trực tiếp từ Opportunity?

📚 2. Quản lý báo giá hiệu quả

✅ Chỉnh sửa và cập nhật báo giá:

• Vào Sales → Quotations để xem tất cả báo giá.

• Mở báo giá và nhấn Edit để cập nhật thông tin.

✅ Theo dõi trạng thái báo giá:

• Draft (Nháp): Chưa gửi cho khách hàng.

• Sent: Đã gửi, chờ phản hồi từ khách hàng.

• Signed/Confirmed: Khách hàng đã chấp nhận báo giá.

• Cancelled: Báo giá bị từ chối hoặc hết hiệu lực.

✅ Gửi lại báo giá đã chỉnh sửa:

• Nếu khách hàng yêu cầu điều chỉnh, bạn có thể chỉnh sửa và Resend.

💡 Thử thách: Nếu khách hàng yêu cầu giảm giá, bạn sẽ chỉnh sửa báo giá như thế nào?

📚 3. Chuyển đổi báo giá thành đơn hàng (Sales Order)

👉 Bước 1: Xác nhận báo giá

• Khi khách hàng đồng ý với báo giá, nhấn Confirm Sale.

• Báo giá sẽ chuyển thành Sales Order.

👉 Bước 2: Theo dõi đơn hàng đã xác nhận

• Vào Sales → Orders để quản lý tất cả đơn hàng.

• Theo dõi trạng thái đơn hàng:
  ✅ Quotation Sent – Đã gửi báo giá.
  ✅ Sales Order – Đã xác nhận.
  ✅ Delivered/Invoiced – Đã giao hàng và lập hóa đơn.

👉 Bước 3: Tạo hóa đơn từ đơn hàng

• Sau khi giao hàng, nhấn Create Invoice để tạo hóa đơn.

• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc tải xuống.

💡 Câu hỏi: Bạn sẽ chuyển báo giá thành đơn hàng khi nào?

📚 4. Theo dõi và phân tích doanh số

✅ Báo cáo doanh số theo thời gian

• Vào Sales → Reporting → Sales Analysis.

• Lọc dữ liệu theo Thời gian, Nhân viên, Sản phẩm để xem doanh số chi tiết.

✅ Phân tích tỷ lệ chốt đơn hàng

• So sánh số lượng Quotations đã gửi với Sales Orders đã xác nhận.

• Xác định tỷ lệ chuyển đổi để đánh giá hiệu quả bán hàng.

✅ Theo dõi khách hàng tiềm năng lớn

• Dùng bộ lọc Top Opportunities để tập trung vào khách hàng lớn.

• Đặt cảnh báo hoặc nhắc nhở follow-up để đảm bảo chốt đơn.

💡 Thử thách: Làm sao để phân tích hiệu quả bán hàng của từng nhân viên?

📚 5. Thiết lập báo giá chuyên nghiệp

👉 Bước 1: Tùy chỉnh mẫu báo giá

• Vào Settings → Technical → Templates.

• Chỉnh sửa giao diện và thông tin báo giá.

👉 Bước 2: Thêm điều khoản và điều kiện

• Vào Sales → Configuration → Terms & Conditions.

• Thêm điều khoản thanh toán, bảo hành, hoặc chính sách hoàn trả.

👉 Bước 3: Thiết lập tự động nhắc nhở

• Bật Follow-up Reminders để nhắc khách hàng phản hồi báo giá.

• Đặt thời gian nhắc nhở nếu báo giá chưa được phản hồi sau X ngày.

💡 Câu hỏi: Bạn có nên gửi báo giá nhắc nhở nhiều lần không? Nếu có, sau bao lâu?

🎯 Thực hành:

1. Tạo một báo giá từ Opportunity và gửi email cho khách hàng.

2. Chuyển đổi báo giá thành đơn hàng khi khách hàng đồng ý.

3. Tạo hóa đơn từ đơn hàng và gửi cho khách hàng.

4. Xem báo cáo doanh số và phân tích tỷ lệ chuyển đổi.

💡 Kết thúc bài 5:

• Bạn đã biết cách tạo và theo dõi báo giá chưa?

• Bạn có gặp khó khăn khi chuyển báo giá thành đơn hàng không?

Sẵn sàng cho Bài 6: Phân tích và báo cáo hiệu suất CRM chưa?