NGÀY 8: KỸ NĂNG GỌI ĐIỆN & THEO DÕI KHÁCH HÀNG (FOLLOW-UP)

🎯 Mục tiêu:

• Hiểu tầm quan trọng của gọi điện thoại trong Sales Oversea.
• Học cách chuẩn bị & thực hiện một cuộc gọi chuyên nghiệp.
• Biết cách theo dõi khách hàng (follow-up) để tăng tỷ lệ chốt đơn.

1️⃣ Tại sao gọi điện thoại quan trọng trong Sales Oversea?

Email là công cụ chính trong Sales Oversea, nhưng gọi điện trực tiếp giúp:

✔️ Tạo kết nối cá nhân nhanh hơn so với email.
✔️ Hiểu nhu cầu thực sự của khách hàng qua giọng điệu, phản ứng.
✔️ Giải quyết thắc mắc ngay lập tức thay vì chờ phản hồi email.
✔️ Tạo cảm giác chuyên nghiệp, nghiêm túc và đáng tin cậy.

📌 Lưu ý: Vì khách hàng là người nước ngoài, bạn cần sử dụng tiếng Anh rõ ràng, dễ hiểu, tránh nói quá nhanh hoặc dùng từ ngữ phức tạp.

2️⃣ Cách chuẩn bị trước khi gọi điện cho khách hàng

Trước khi gọi, hãy chuẩn bị 3 yếu tố quan trọng:

🔹 Nghiên cứu về khách hàng
✔️ Công ty họ làm gì? Đang xuất/nhập khẩu mặt hàng nào?
✔️ Họ đã từng làm việc với công ty bạn chưa?
✔️ Đọc lại email trước đó (nếu có) để nắm thông tin.

🔹 Chuẩn bị nội dung cuộc gọi (Call Script)
✔️ Lời chào chuyên nghiệp.
✔️ Giới thiệu bản thân & lý do gọi.
✔️ Đặt câu hỏi để tìm hiểu nhu cầu khách hàng.
✔️ Đề xuất giải pháp & chốt cuộc gọi.

🔹 Chuẩn bị tâm lý & giọng nói
✔️ Giữ giọng nói tự tin, rõ ràng, chuyên nghiệp.
✔️ Nói chậm rãi, nhấn mạnh từ khóa quan trọng.
✔️ Luôn có thái độ tích cực & thân thiện.

3️⃣ Mẫu kịch bản gọi điện cho khách hàng

📞 Tình huống: Gọi điện cho khách hàng mới để giới thiệu dịch vụ

🔹 Bước 1: Lời chào & giới thiệu
"Hello, is this Mr. John? My name is [Tên bạn] from [Công ty bạn]. We specialize in international logistics solutions. How are you today?"

🔹 Bước 2: Xác định nhu cầu khách hàng
"I noticed that your company exports electronics. Are you currently looking for a reliable freight forwarder?"

🔹 Bước 3: Đề xuất giải pháp
"We have competitive freight rates from Vietnam to the US with fast transit times. Would you be interested in receiving a quotation?"

🔹 Bước 4: Chốt cuộc gọi & bước tiếp theo
"I will send you an email with our latest rates. Would you be available for a quick call next week to discuss further?"

📌 Mẹo quan trọng:
✔️ Luôn hỏi thay vì chỉ nói để khách hàng tham gia vào cuộc trò chuyện.
✔️ Nếu khách hàng bận, hãy xin phép hẹn lại thay vì tiếp tục nói.
✔️ Nếu khách hàng quan tâm, hãy hành động ngay (gửi email, báo giá).

4️⃣ Cách theo dõi khách hàng (Follow-up) hiệu quả

Sau khi gửi báo giá hoặc gọi điện lần đầu, bạn cần theo dõi khách hàng để tăng tỷ lệ chốt đơn.

📌 Khi nào nên follow-up?
✔️ Sau 2-3 ngày nếu khách hàng chưa phản hồi.
✔️ Trước deadline quan trọng (thời gian hiệu lực báo giá, mùa cao điểm).
✔️ Sau một cuộc họp hoặc hội nghị để giữ liên lạc.

📌 Cách follow-up hiệu quả:
✔️ Follow-up qua email
"Dear John, I hope you are doing well. I wanted to follow up on the quotation we sent last week. Please let me know if you have any questions or if you would like to proceed."

✔️ Follow-up qua điện thoại
"Hello John, this is [Tên bạn] from [Công ty bạn]. I just wanted to check if you had a chance to review our quotation. Let me know if you need any adjustments."

📌 Lưu ý:
✔️ Không spam, hãy follow-up một cách chuyên nghiệp & đúng thời điểm.
✔️ Nếu khách hàng không quan tâm, đừng ép buộc, hãy duy trì mối quan hệ cho cơ hội sau.

📌 Bài tập thực hành

✅ Viết một kịch bản gọi điện để giới thiệu dịch vụ của bạn cho một khách hàng mới.