NGÀY 1: TỔNG QUAN VỀ CUSTOMER SERVICE - MẢNG SEA XUẤT 🚢

I. Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ:
✅ Hiểu rõ vai trò của Customer Service (CS) trong mảng Sea Xuất.
✅ Biết các nhiệm vụ chính của CS trong quy trình xuất khẩu đường biển.
✅ Nắm được các bên liên quan và cách phối hợp công việc.
✅ Hiểu những kỹ năng quan trọng cần có để làm tốt vị trí này.

II. Customer Service - Mảng Sea Xuất là gì?

📌 Customer Service - Sea Export (CS Sea Xuất) là người chịu trách nhiệm hỗ trợ khách hàng trong toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa đường biển. CS làm việc với khách hàng, hãng tàu, bộ phận OPS, chứng từ và khai báo hải quan để đảm bảo hàng xuất đi đúng tiến độ.

💡 CS không chỉ tiếp nhận đơn hàng, mà còn phải theo dõi sát sao quá trình vận chuyển và xử lý các vấn đề phát sinh.

III. Nhiệm vụ chính của Customer Service - Sea Xuất

CS Sea Xuất cần đảm nhiệm 5 nhiệm vụ quan trọng trong quy trình xuất khẩu:

🔹 1. Tiếp nhận Booking & Kiểm tra thông tin lô hàng
✔ Nhận Booking từ khách hàng hoặc sales.
✔ Kiểm tra lịch trình tàu, số lượng container, điều kiện vận chuyển.
✔ Phối hợp với hãng tàu để xác nhận chỗ trên tàu.

🔹 2. Điều phối container rỗng & hướng dẫn đóng hàng
✔ Sắp xếp container rỗng, lấy EIR, kiểm tra tình trạng cont.
✔ Cập nhật tình trạng cont cho khách hàng và bộ phận vận hành.
✔ Theo dõi tiến độ đóng hàng và cập nhật lịch trình.

🔹 3. Kiểm tra chứng từ & Hỗ trợ khai báo hải quan
✔ Kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu (Invoice, Packing List, B/L, C/O, Phyto…).
✔ Hỗ trợ khách hàng chỉnh sửa thông tin nếu cần.
✔ Phối hợp với bộ phận khai báo hải quan để đảm bảo hàng được thông quan đúng hạn.

🔹 4. Theo dõi hành trình lô hàng & chăm sóc khách hàng
✔ Kiểm tra trạng thái hàng trên hệ thống tracking của hãng tàu.
✔ Cập nhật tình trạng hàng hóa cho khách hàng.
✔ Xử lý khiếu nại liên quan đến chậm tàu, thiếu chứng từ.

🔹 5. Giải quyết các vấn đề phát sinh (DEM/DET, Roll Cont, Delay…)
✔ Xử lý các tình huống hàng bị trễ, bị roll (dời chuyến).
✔ Hỗ trợ khách hàng giải quyết phí lưu container (DEM/DET).
✔ Làm việc với hãng tàu để tìm giải pháp tốt nhất.

💡 Lưu ý: CS phải luôn chủ động cập nhật thông tin cho khách hàng và nhanh chóng giải quyết vấn đề phát sinh để đảm bảo dịch vụ tốt nhất.

IV. Các bên liên quan trong quy trình xuất khẩu đường biển

CS Sea Xuất cần làm việc với nhiều bên để đảm bảo hàng hóa được xuất đi suôn sẻ:

💡 Lưu ý: CS cần biết cách phối hợp nhịp nhàng giữa các bên để đảm bảo tiến độ giao hàng đúng hạn.

V. Kỹ năng quan trọng của một CS Sea Xuất

Để làm tốt công việc, một CS Sea Xuất cần có 5 kỹ năng quan trọng:

✔ Kỹ năng giao tiếp 🗣️

• Làm việc với khách hàng, hãng tàu, đối tác.
• Gửi email chuyên nghiệp, trả lời nhanh chóng.

✔ Kỹ năng kiểm soát tiến độ 📅

• Theo dõi lịch trình tàu, tình trạng container.
• Báo cáo tiến độ hàng hóa cho khách hàng.

✔ Kỹ năng giải quyết vấn đề 🔍

• Xử lý các tình huống phát sinh như chậm trễ, roll cont, DEM/DET.
• Hỗ trợ khách hàng tìm phương án thay thế.

✔ Kỹ năng làm việc nhóm 🤝

• Phối hợp với các bộ phận liên quan (OPS, chứng từ, hải quan).
• Chia sẻ thông tin kịp thời, tránh sai sót.

✔ Kỹ năng chịu áp lực cao ⏳

• Làm việc với nhiều khách hàng cùng lúc.
• Xử lý nhiều vấn đề trong thời gian ngắn.

VI. Bài tập thực hành 🎯

1️⃣ Liệt kê 3 nhiệm vụ quan trọng nhất của CS Sea Xuất và giải thích lý do.
2️⃣ Theo bạn, kỹ năng nào quan trọng nhất đối với một CS Sea Xuất? Vì sao?
3️⃣ Nếu một khách hàng gửi booking nhưng chưa có lịch trình tàu, bạn sẽ làm gì?

👉 Trả lời trong phần bình luận để tôi kiểm tra giúp bạn nhé!

💡 KẾT THÚC NGÀY 1!

Bạn đã hiểu tổng quan về công việc của một CS Sea Xuất chưa? Nếu có thắc mắc, hãy hỏi ngay nhé!
📌 Ngày mai, chúng ta sẽ tiếp tục với NGÀY 2: Quy trình tiếp nhận booking & kiểm tra thông tin lô hàng 🚢📦.