NGÀY 3: LÀM VIỆC VỚI HÃNG TÀU & ĐIỀU PHỐI CONTAINER RỖNG 🚢

I. Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ:
✅ Hiểu cách làm việc với hãng tàu để xác nhận booking.
✅ Biết quy trình điều phối container rỗng, kiểm tra và xử lý sự cố.
✅ Nắm rõ cách theo dõi container từ khi lấy rỗng đến khi đóng hàng.
✅ Tránh các lỗi thường gặp khi làm việc với hãng tàu và depot.

II. Làm việc với hãng tàu để xác nhận booking

Sau khi tiếp nhận booking từ khách hàng, CS cần làm việc với hãng tàu để xác nhận các thông tin quan trọng.

📌 Bước 1: Kiểm tra và xác nhận booking với hãng tàu
✅ Kiểm tra lại thông tin trên Booking Confirmation.
✅ Đảm bảo hãng tàu đã cấp đủ chỗ (Space).
✅ Xác nhận lịch trình tàu chạy & thời gian cắt máng (Closing Time).
✅ Kiểm tra điều kiện đặc biệt của lô hàng (hàng lạnh, hàng nguy hiểm…).

💡 Lưu ý:

• Một số hãng tàu có thể yêu cầu đặt chỗ trước nhiều ngày.
• Nếu booking bị từ chối, cần tìm giải pháp thay thế nhanh chóng.

📌 Bước 2: Xác nhận số lượng container rỗng với hãng tàu
✅ Kiểm tra số lượng container rỗng tại depot gần nhất.
✅ Đảm bảo có đúng loại container khách hàng yêu cầu (20GP, 40GP, 40HC, Reefer…).
✅ Nếu container rỗng không đủ, thương lượng với hãng tàu để cấp bổ sung.

📌 Bước 3: Lấy thông tin container rỗng & gửi khách hàng
✅ Nhận thông tin lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu.
✅ Gửi cho khách hàng hoặc bộ phận vận hành (OPS) để sắp xếp lấy container.
✅ Cập nhật thông tin về Depot lấy container.

III. Điều phối container rỗng

📌 Bước 1: Nhận lệnh cấp container rỗng
Sau khi booking được xác nhận, hãng tàu sẽ cung cấp Lệnh cấp container rỗng (Empty Release Order).

🔹 Thông tin trên lệnh cấp container rỗng:
✔ Hãng tàu (Carrier).
✔ Số lượng container rỗng cấp.
✔ Loại container (20GP, 40HC…).
✔ Địa điểm nhận container (Depot).
✔ Thời gian nhận container rỗng.

💡 Lưu ý: Nếu quá thời gian cho phép, container có thể bị hủy cấp, cần theo dõi sát.

📌 Bước 2: Điều phối lấy container từ Depot
✅ Gửi thông tin container rỗng cho khách hàng hoặc bộ phận vận tải.
✅ Xác nhận xe tải đến depot lấy container đúng thời gian quy định.
✅ Kiểm tra tình trạng container trước khi rời depot.

📌 Bước 3: Kiểm tra và xác nhận tình trạng container
Trước khi đóng hàng, cần kiểm tra container rỗng để đảm bảo đạt tiêu chuẩn vận chuyển.

🔎 Những điểm cần kiểm tra:
✔ Sàn container sạch, không có mùi lạ.
✔ Không bị rỉ sét, hở ron, móp méo quá mức.
✔ Đối với container lạnh (Reefer), kiểm tra hệ thống làm lạnh có hoạt động đúng không.

📌 Bước 4: Cập nhật tình trạng container rỗng cho khách hàng
✅ Nếu container đạt yêu cầu → Thông báo khách hàng đóng hàng theo lịch trình.
✅ Nếu container bị lỗi → Báo ngay cho hãng tàu yêu cầu đổi container khác.

💡 Lưu ý:

• Nếu khách hàng phát hiện container có vấn đề, cần yêu cầu depot đổi ngay.
• Nếu container không đạt yêu cầu mà vẫn đóng hàng, có thể bị từ chối tại cảng nhập khẩu.

IV. Xử lý sự cố liên quan đến container rỗng

📌 Trường hợp 1: Hãng tàu không cấp đủ container rỗng
🚨 Lỗi: Hãng tàu chỉ cấp 3 container trong khi khách hàng cần 5 container.
✔ Giải pháp: Liên hệ hãng tàu yêu cầu cấp thêm container hoặc tìm depot khác.

📌 Trường hợp 2: Container rỗng bị lỗi, cần đổi cont
🚨 Lỗi: Container có vết thủng, ron cửa bị hở, Reefer không đạt nhiệt độ.
✔ Giải pháp: Báo ngay cho depot & hãng tàu yêu cầu đổi container mới.

📌 Trường hợp 3: Xe đến depot nhưng không nhận được container
🚨 Lỗi: Depot báo hết container dù hãng tàu đã xác nhận cấp container.
✔ Giải pháp: Kiểm tra lại với hãng tàu, nếu cần, đề nghị cấp container từ depot khác.

📌 Trường hợp 4: Container rỗng nhận quá sớm hoặc quá trễ
🚨 Lỗi: Nhận container quá sớm → Bị tính phí lưu cont (Detention).
🚨 Lỗi: Nhận container quá trễ → Không kịp đóng hàng, lỡ chuyến tàu.
✔ Giải pháp: Nhận container đúng thời gian quy định trên booking để tránh phí phát sinh.

V. Những lỗi thường gặp & cách tránh sai sót

📌 Lỗi 1: Nhầm depot nhận container
🚨 Sai sót: Gửi tài xế đến sai depot, mất thời gian và chi phí.
✔ Cách tránh: Kiểm tra kỹ thông tin trên lệnh cấp container rỗng trước khi điều xe.

📌 Lỗi 2: Không kiểm tra container trước khi lấy về
🚨 Sai sót: Nhận container rỗng bị móp méo, thủng, không sử dụng được.
✔ Cách tránh: Luôn kiểm tra container trước khi rời depot.

📌 Lỗi 3: Nhận container quá sớm hoặc quá trễ
🚨 Sai sót: Bị tính phí Detention do nhận container quá sớm hoặc không kịp đóng hàng.
✔ Cách tránh: Nhận container theo đúng thời gian quy định trên booking.

VI. Bài tập thực hành 🎯

1️⃣ Nếu depot báo hết container rỗng nhưng hãng tàu xác nhận đã cấp, bạn sẽ làm gì?
2️⃣ Một khách hàng phản hồi container rỗng bị hỏng cửa và không thể niêm phong, bạn sẽ xử lý ra sao?
3️⃣ Nếu tài xế nhận container quá trễ và lỡ chuyến tàu, làm sao để tránh tình huống này lần sau?

👉 Trả lời trong phần bình luận để tôi kiểm tra giúp bạn nhé!

💡 KẾT THÚC NGÀY 3!

Bạn đã hiểu quy trình làm việc với hãng tàu và điều phối container rỗng chưa? Nếu còn thắc mắc, hãy hỏi ngay nhé! 📌 Ngày mai, chúng ta sẽ tiếp tục với NGÀY 4: Quản lý chứng từ & hỗ trợ khai báo hải quan 📑🛃.