NGÀY 2: QUY TRÌNH TIẾP NHẬN BOOKING & KIỂM TRA THÔNG TIN LÔ HÀNG 🚢

I. Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ:
✅ Biết cách tiếp nhận booking từ khách hàng.
✅ Hiểu quy trình kiểm tra thông tin lô hàng trước khi xác nhận booking.
✅ Biết cách làm việc với hãng tàu và các bộ phận liên quan để đảm bảo container sẵn sàng.
✅ Tránh những lỗi phổ biến khi xử lý booking xuất khẩu.

II. Tiếp nhận booking từ khách hàng

1. Booking là gì?

📌 Booking (Đặt chỗ tàu) là quá trình khách hàng gửi yêu cầu vận chuyển hàng hóa và được hãng tàu xác nhận chỗ trên tàu.

📌 CS có thể nhận booking từ:
✔ Khách hàng (Shipper/Forwarder).
✔ Bộ phận Sales/Forwarding của công ty.
✔ Đối tác nước ngoài (Agent).

💡 Lưu ý: CS cần tiếp nhận booking sớm để đảm bảo có chỗ trên tàu theo lịch mong muốn.

2. Thông tin cần có trong một booking xuất khẩu

Sau khi tiếp nhận booking, CS cần kiểm tra các thông tin quan trọng:

📌 Nếu thiếu thông tin hoặc có sai sót, CS cần liên hệ ngay với khách hàng để làm rõ trước khi xác nhận booking.

III. Kiểm tra tính khả dụng của lịch trình tàu

Sau khi nhận booking, CS cần:
✔ Liên hệ hãng tàu để kiểm tra chỗ (Space).
✔ Xác nhận lịch trình tàu có đúng ETD mong muốn không.
✔ Kiểm tra thời gian cắt máng (Closing Time).
✔ Kiểm tra yêu cầu đặc biệt (hàng lạnh, hàng nguy hiểm, hàng kiểm hóa…).

📌 Các tình huống có thể xảy ra:
❌ Hãng tàu báo hết chỗ ➝ Tìm chuyến khác hoặc thương lượng thêm chỗ.
❌ Chuyến tàu bị delay ➝ Báo ngay cho khách hàng để điều chỉnh kế hoạch.
❌ Khách yêu cầu container đặc biệt nhưng hãng tàu không có ➝ Tìm giải pháp thay thế.

💡 Lưu ý: CS cần kiểm tra kỹ trước khi xác nhận với khách hàng để tránh phát sinh thay đổi sau này.

IV. Điều phối container rỗng & cập nhật khách hàng

📌 Sau khi xác nhận được booking, CS cần:
✅ Liên hệ hãng tàu để đặt container rỗng (Empty Release).
✅ Cập nhật khách hàng về lịch trình & tình trạng container rỗng.
✅ Kiểm tra thông tin container trên hệ thống hãng tàu.
✅ Hướng dẫn khách hàng đến Depot lấy container.

💡 Lưu ý:

• Một số hãng tàu yêu cầu đăng ký trước khi lấy container rỗng.
• Nếu container không đạt tiêu chuẩn (rỉ sét, bẩn, hỏng cửa), khách hàng có quyền yêu cầu đổi cont.

V. Cách làm việc với hãng tàu & các bộ phận liên quan

📌 Làm việc với hãng tàu:
✔ Xác nhận booking & số lượng container.
✔ Lấy thông tin lịch trình chính xác.
✔ Đăng ký container rỗng đúng loại, đúng thời gian.

📌 Làm việc với khách hàng:
✔ Cập nhật tình trạng booking & container.
✔ Hỗ trợ giải quyết các yêu cầu đặc biệt.
✔ Gửi booking confirmation & closing time.

📌 Làm việc với bộ phận khai báo hải quan & chứng từ:
✔ Kiểm tra thông tin booking trước khi khai báo hải quan.
✔ Xác nhận thời gian cắt máng để sắp xếp lịch trình phù hợp.

VI. Những lỗi thường gặp & cách tránh sai sót

📌 Lỗi 1: Nhầm lẫn lịch trình tàu
🚨 Sai sót: Gửi nhầm ETD hoặc ETA cho khách hàng.
✔ Cách tránh: Luôn kiểm tra kỹ với hãng tàu trước khi gửi thông tin.

📌 Lỗi 2: Không đặt đủ container rỗng
🚨 Sai sót: Khách hàng cần 5 container nhưng chỉ có 3 container sẵn sàng.
✔ Cách tránh: Luôn xác nhận trước với hãng tàu & depot.

📌 Lỗi 3: Không thông báo Closing Time cho khách hàng
🚨 Sai sót: Khách hàng không kịp đóng hàng vì không biết giờ cắt máng.
✔ Cách tránh: Luôn gửi thông tin Closing Time ngay sau khi xác nhận booking.

VII. Bài tập thực hành 🎯

1️⃣ Một khách hàng gửi booking xuất khẩu nhưng không ghi rõ loại container. Bạn sẽ làm gì?
2️⃣ Nếu hãng tàu báo hết chỗ trên chuyến tàu khách hàng yêu cầu, bạn sẽ xử lý ra sao?
3️⃣ Khách hàng phản hồi container rỗng bị rỉ sét, bạn sẽ làm gì để hỗ trợ họ?

👉 Trả lời trong phần bình luận để tôi kiểm tra giúp bạn nhé!

💡 KẾT THÚC NGÀY 2!

Bạn đã hiểu quy trình tiếp nhận booking và kiểm tra thông tin lô hàng chưa? Nếu còn thắc mắc, hãy hỏi ngay nhé! 📌 Ngày mai, chúng ta sẽ tiếp tục với NGÀY 3: Làm việc với hãng tàu & điều phối container rỗng 🚢📦.