NGÀY 6: XỬ LÝ CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH – DEM/DET, CHẬM TRỄ, HỦY HÀNG

I. Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ:
✅ Hiểu rõ về các loại phí DEM/DET và cách xử lý khi phát sinh.
✅ Biết cách làm việc với hãng tàu để giải quyết các vấn đề chậm trễ, roll container.
✅ Hỗ trợ khách hàng khi có sự cố về vận chuyển, hàng bị hủy hoặc thay đổi lịch trình.
✅ Phát triển kỹ năng đàm phán với hãng tàu để giảm thiểu chi phí cho khách hàng.

II. DEM/DET – Phí lưu container là gì?

Trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, phí lưu container (DEM/DET) có thể phát sinh do container bị giữ lại quá thời gian miễn phí.

📌 1. Phí DEM (Demurrage)
✅ Phí lưu container tại cảng (Port Storage Fee).
✅ Phát sinh khi container bị giữ tại cảng sau khi tàu cập bến nhưng chưa được lấy ra.
✅ Người chịu phí: Người nhập khẩu (Consignee) tại cảng đến.

📌 2. Phí DET (Detention)
✅ Phí lưu container tại kho hoặc bãi ngoài cảng.
✅ Phát sinh khi container được lấy ra khỏi cảng nhưng chưa trả rỗng đúng hạn.
✅ Người chịu phí: Người xuất khẩu (Shipper) hoặc Consignee, tùy vào điều kiện giao hàng.

📌 3. Cách kiểm tra phí DEM/DET
✔ Liên hệ hãng tàu để lấy thông tin thời gian miễn phí (Free Time).
✔ Kiểm tra trên hệ thống tracking của hãng tàu hoặc website cảng.
✔ Nếu khách hàng bị tính phí, yêu cầu họ cung cấp bảng chi phí chi tiết.

💡 Lưu ý: Nếu khách hàng bị charge DEM/DET quá cao, CS có thể hỗ trợ thương lượng với hãng tàu để giảm phí.

III. Xử lý các vấn đề chậm trễ & roll container

📌 1. Trường hợp 1: Container bị roll sang chuyến sau
🚨 Lỗi: Hãng tàu thông báo không đủ chỗ hoặc thay đổi lịch trình, khiến container bị dời sang chuyến khác.
✔ Giải pháp:

• Kiểm tra lịch trình mới và thời gian cập cảng.
• Thông báo ngay cho khách hàng để họ điều chỉnh kế hoạch.
• Đàm phán với hãng tàu để tránh phát sinh phí lưu container tại cảng.

📌 2. Trường hợp 2: Tàu bị delay (trễ ETA)
🚨 Lỗi: Hãng tàu cập nhật ETA mới trễ hơn 5-7 ngày.
✔ Giải pháp:

• Kiểm tra lý do delay với hãng tàu.
• Thông báo ngay cho khách hàng để tránh ảnh hưởng đến hợp đồng nhập khẩu.
• Nếu khách hàng yêu cầu bồi thường, hỗ trợ thương lượng với hãng tàu.

📌 3. Trường hợp 3: Container bị giữ lại tại cảng nhập khẩu (POD)
🚨 Lỗi: Hải quan cảng nhập khẩu yêu cầu kiểm tra hàng hoặc thiếu chứng từ.
✔ Giải pháp:

• Hỗ trợ khách hàng cung cấp chứng từ cần thiết (Invoice, Packing List, C/O…).
• Nếu có vấn đề về kiểm dịch, làm việc với bộ phận Phyto để hỗ trợ.
• Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục nhanh chóng để tránh phí lưu container.

IV. Xử lý trường hợp khách hàng hủy lô hàng

📌 1. Hủy hàng trước khi container rời cảng xuất khẩu
🚨 Lỗi: Khách hàng không thể xuất hàng đúng kế hoạch và muốn hủy booking.
✔ Giải pháp:

• Kiểm tra điều kiện hủy booking với hãng tàu.
• Nếu có thể, yêu cầu hãng tàu miễn phí hủy booking (nếu hủy trước deadline).
• Nếu container đã hạ cảng, khách hàng có thể bị charge phí hủy booking.

📌 2. Hủy hàng sau khi container đã rời cảng xuất khẩu
🚨 Lỗi: Khách hàng muốn đổi consignee hoặc chuyển hướng container.
✔ Giải pháp:

• Kiểm tra với hãng tàu xem có thể đổi consignee không (thường mất phí chỉnh sửa B/L).
• Nếu khách hàng muốn đổi cảng đến, làm thủ tục Change of Destination (COD).
• Nếu không thể chỉnh sửa, khách hàng có thể phải chịu chi phí quay đầu container.

💡 Lưu ý: Nếu khách hàng hủy hàng khi tàu đã rời cảng, cần xem xét điều kiện hợp đồng trước khi xử lý.

V. Cách đàm phán với hãng tàu để giảm chi phí

Khi xảy ra các vấn đề như DEM/DET, roll container hoặc hủy hàng, CS có thể đàm phán với hãng tàu để giảm phí cho khách hàng.

📌 Mẹo đàm phán hiệu quả:
✔ Cung cấp lý do hợp lý cho việc miễn hoặc giảm phí.
✔ Đưa ra bằng chứng (email, lịch sử booking, chứng từ).
✔ Nếu là khách hàng lớn, có thể yêu cầu hỗ trợ đặc biệt.
✔ Nếu lỗi do hãng tàu (delay, roll container), có thể yêu cầu miễn phí phát sinh.

💡 Lưu ý: Không phải hãng tàu nào cũng đồng ý miễn phí, nhưng việc thương lượng có thể giúp giảm chi phí đáng kể.

VI. Những lỗi thường gặp & cách tránh sai sót

📌 Lỗi 1: Không kiểm tra kỹ thời gian miễn phí DEM/DET
🚨 Sai sót: Khách hàng bị charge phí do không biết thời gian miễn phí.
✔ Cách tránh: Luôn thông báo cho khách hàng về thời gian free time ngay khi xác nhận booking.

📌 Lỗi 2: Không cập nhật thông tin delay hoặc roll container sớm
🚨 Sai sót: Khách hàng không biết container bị dời lịch cho đến sát ngày giao hàng.
✔ Cách tránh: Theo dõi lịch trình tàu thường xuyên và cập nhật ngay khi có thay đổi.

📌 Lỗi 3: Không hỗ trợ khách hàng khi bị giữ hàng tại cảng nhập khẩu
🚨 Sai sót: Không gửi chứng từ đúng hạn, khiến hàng bị lưu tại cảng lâu.
✔ Cách tránh: Kiểm tra chứng từ trước khi gửi và theo dõi quá trình giao hàng tại cảng đến.

VII. Bài tập thực hành 🎯

1️⃣ Một khách hàng bị charge DEM/DET quá cao tại cảng nhập khẩu, bạn sẽ xử lý thế nào?
2️⃣ Nếu container bị roll sang chuyến sau nhưng khách hàng không đồng ý, bạn sẽ làm gì?
3️⃣ Hãng tàu báo tàu delay 7 ngày, khách hàng yêu cầu bồi thường, bạn có thể hỗ trợ thế nào?

👉 Trả lời trong phần bình luận để tôi kiểm tra giúp bạn nhé!

💡 KẾT THÚC NGÀY 6!

Bạn đã hiểu cách xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển chưa? Nếu còn thắc mắc, hãy hỏi ngay nhé! 📌 Ngày mai, chúng ta sẽ kết thúc khóa học với NGÀY 7: Tổng kết & thực hành tình huống thực tế