NGÀY 7: TỔNG KẾT & THỰC HÀNH TÌNH HUỐNG THỰC TẾ

I. Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ:
✅ Hệ thống lại toàn bộ kiến thức về Customer Service – Mảng Sea Xuất.
✅ Thực hành xử lý các tình huống thực tế trong quá trình vận chuyển.
✅ Rèn luyện kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề với khách hàng, hãng tàu, hải quan.
✅ Hiểu rõ các kinh nghiệm quan trọng để làm tốt công việc CS Sea Xuất.

II. Tóm tắt những nội dung quan trọng đã học

🔹 📌 Ngày 1: Tổng quan về Customer Service – Mảng Sea Xuất
✔ Hiểu vai trò của CS trong quy trình xuất khẩu đường biển.
✔ Biết các bên liên quan (Hãng tàu, khách hàng, forwarder, hải quan…).
✔ Nắm vững các kỹ năng quan trọng: giao tiếp, kiểm soát tiến độ, xử lý tình huống.

🔹 📌 Ngày 2: Quy trình tiếp nhận booking & kiểm tra thông tin lô hàng
✔ Nhận booking từ khách hàng, kiểm tra thông tin (ETD, ETA, POL, POD…).
✔ Làm việc với hãng tàu để xác nhận booking, container rỗng.
✔ Gửi thông tin booking & hướng dẫn khách hàng đóng hàng đúng thời gian.

🔹 📌 Ngày 3: Làm việc với hãng tàu & điều phối container rỗng
✔ Nhận lệnh cấp container rỗng, điều phối xe tải lấy container từ depot.
✔ Kiểm tra tình trạng container trước khi đóng hàng.
✔ Xử lý sự cố thiếu container rỗng hoặc container bị lỗi.

🔹 📌 Ngày 4: Quản lý chứng từ & hỗ trợ khai báo hải quan
✔ Kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu (Invoice, Packing List, B/L, C/O, Phyto…).
✔ Hỗ trợ khai báo hải quan, theo dõi tờ khai và thông quan hàng hóa.
✔ Xử lý khi chứng từ sai sót hoặc bị hải quan yêu cầu bổ sung.

🔹 📌 Ngày 5: Theo dõi lô hàng & chăm sóc khách hàng
✔ Kiểm tra lịch trình tàu (ATD, ETA), cập nhật khách hàng định kỳ.
✔ Xử lý các vấn đề như tàu delay, roll container, thay đổi lịch trình.
✔ Hỗ trợ khách hàng nhận hàng tại cảng đích.

🔹 📌 Ngày 6: Xử lý các vấn đề phát sinh – DEM/DET, chậm trễ, hủy hàng
✔ Hiểu về phí DEM/DET, cách tránh phí lưu container.
✔ Xử lý tình huống hàng bị giữ tại cảng nhập khẩu.
✔ Đàm phán với hãng tàu để giảm phí phát sinh cho khách hàng.

III. Tình huống thực tế & cách xử lý

🔴 Tình huống 1: Khách hàng yêu cầu sửa B/L sau khi tàu đã chạy
🚨 Vấn đề: Khách hàng phát hiện sai thông tin consignee trên B/L khi tàu đã rời cảng.
✔ Giải pháp:

• Kiểm tra xem hãng tàu có cho phép sửa không (thường mất phí chỉnh sửa).
• Nếu không thể sửa, tư vấn khách hàng làm Letter of Indemnity (LOI) để nhận hàng.
• Thông báo khách hàng về chi phí và thời gian xử lý để tránh ảnh hưởng giao hàng.

🔴 Tình huống 2: Container bị roll nhưng khách hàng cần giao hàng gấp
🚨 Vấn đề: Hãng tàu báo roll container sang chuyến sau, nhưng khách hàng cần hàng gấp.
✔ Giải pháp:

• Kiểm tra hãng tàu có chuyến khác sớm hơn không.
• Nếu không có, liên hệ forwarder khác để tìm tàu thay thế.
• Thương lượng với hãng tàu về chi phí phát sinh nếu có.

🔴 Tình huống 3: Khách hàng bị charge DEM/DET cao tại cảng nhập
🚨 Vấn đề: Hàng bị lưu container tại cảng nhập khẩu do hải quan kiểm tra, phát sinh phí DEM/DET.
✔ Giải pháp:

• Kiểm tra thời gian free time và yêu cầu hãng tàu xem xét miễn giảm phí.
• Hỗ trợ khách hàng cung cấp chứng từ nhanh chóng để thông quan sớm.
• Nếu khách hàng thường xuyên bị charge DEM/DET, tư vấn họ lấy hàng sớm hơn trong những lần sau.

🔴 Tình huống 4: Hãng tàu delay ETA nhưng khách hàng không chấp nhận
🚨 Vấn đề: ETA bị dời 10 ngày, khách hàng yêu cầu bồi thường.
✔ Giải pháp:

• Kiểm tra lý do delay và có thể xin thư xác nhận từ hãng tàu.
• Nếu delay do lỗi hãng tàu, yêu cầu họ hỗ trợ chi phí (không phải hãng nào cũng chấp nhận).
• Nếu khách hàng cần hàng gấp, hỗ trợ tìm phương án thay thế.

IV. Kinh nghiệm làm việc thực tế trong ngành Logistics

💡 1. Luôn chủ động cập nhật thông tin
✔ Khách hàng luôn muốn biết tình trạng hàng hóa, vì vậy cần chủ động báo cáo.
✔ Không đợi khách hỏi mới cập nhật – hãy thông báo ngay khi có thay đổi.

💡 2. Giao tiếp rõ ràng, chính xác
✔ Sử dụng email chuyên nghiệp, tránh mơ hồ, sai thông tin.
✔ Khi trao đổi qua điện thoại, xác nhận lại bằng email để tránh nhầm lẫn.

💡 3. Quản lý thời gian tốt, tránh bị động
✔ Theo dõi deadline booking, khai báo hải quan, cut-off time để tránh phát sinh chi phí.
✔ Luôn chuẩn bị trước các giải pháp thay thế khi có sự cố.

💡 4. Xây dựng mối quan hệ với hãng tàu & khách hàng
✔ Hãng tàu có thể hỗ trợ giảm phí DEM/DET hoặc ưu tiên chỗ nếu CS có quan hệ tốt.
✔ Khách hàng hài lòng sẽ tiếp tục sử dụng dịch vụ của công ty.

💡 5. Luôn kiểm tra chứng từ trước khi gửi đi
✔ Một lỗi nhỏ trên B/L có thể làm hàng bị giữ tại cảng nhập khẩu.
✔ Hãy kiểm tra kỹ trước khi gửi cho khách hàng hoặc hãng tàu.

V. Bài tập thực hành 🎯

1️⃣ Nếu khách hàng muốn sửa consignee trên B/L nhưng tàu đã rời cảng, bạn sẽ làm gì?
2️⃣ Khách hàng bị charge phí DEM cao tại cảng nhập khẩu, bạn sẽ xử lý ra sao?
3️⃣ Nếu tàu bị delay 10 ngày và khách hàng yêu cầu bồi thường, bạn có thể hỗ trợ như thế nào?

👉 Trả lời trong phần bình luận để tôi kiểm tra giúp bạn nhé!

💡 KẾT THÚC KHÓA HỌC! 🎉

Bạn đã hoàn thành 7 ngày học về Customer Service – Mảng Sea Xuất! 🚢📦

✅ Bạn đã nắm rõ toàn bộ quy trình từ tiếp nhận booking → điều phối container → quản lý chứng từ → theo dõi hàng hóa → xử lý sự cố.
✅ Bạn đã học cách làm việc với khách hàng, hãng tàu, hải quan một cách chuyên nghiệp.
✅ Bạn đã trang bị kỹ năng đàm phán, giao tiếp và giải quyết vấn đề trong ngành logistics.

💡 Bước tiếp theo:

• Thực hành các kỹ năng đã học trong công việc thực tế.
• Tiếp tục theo dõi và cập nhật các quy định mới trong ngành logistics.
• Trao đổi thêm kinh nghiệm với đồng nghiệp, đối tác để cải thiện kỹ năng.