-
Uncategorized
-
NGÀY 1: TỔNG QUAN VỀ CUSTOMER SERVICE - MẢNG SEA XUẤT 🚢
-
NGÀY 2: QUY TRÌNH TIẾP NHẬN BOOKING & KIỂM TRA THÔNG TIN LÔ HÀNG 🚢
-
NGÀY 3: LÀM VIỆC VỚI HÃNG TÀU & ĐIỀU PHỐI CONTAINER RỖNG 🚢
-
NGÀY 4: QUẢN LÝ CHỨNG TỪ & HỖ TRỢ KHAI BÁO HẢI QUAN
-
NGÀY 5: THEO DÕI LÔ HÀNG & CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
-
NGÀY 6: XỬ LÝ CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH – DEM/DET, CHẬM TRỄ, HỦY HÀNG
-
NGÀY 7: TỔNG KẾT & THỰC HÀNH TÌNH HUỐNG THỰC TẾ
-
NGÀY 4: QUẢN LÝ CHỨNG TỪ & HỖ TRỢ KHAI BÁO HẢI QUAN
I. Mục tiêu bài học
Sau bài học này, bạn sẽ:
✅ Hiểu các chứng từ quan trọng trong xuất khẩu đường biển.
✅ Biết cách kiểm tra và xử lý chứng từ trước khi gửi cho khách hàng và hãng tàu.
✅ Nắm rõ quy trình khai báo hải quan và cách phối hợp với bộ phận khai báo.
✅ Xử lý các tình huống phát sinh khi chứng từ sai hoặc hải quan yêu cầu bổ sung.
II. Các chứng từ quan trọng trong xuất khẩu đường biển
Customer Service (CS) không trực tiếp làm chứng từ nhưng phải kiểm tra kỹ trước khi gửi cho khách hàng và hãng tàu để tránh sai sót.
📌 1. Bộ chứng từ cơ bản trong xuất khẩu đường biển:
Chứng từ | Chức năng | Lưu ý quan trọng |
---|---|---|
Hợp đồng (Contract) | Xác nhận thỏa thuận giữa người bán & người mua. | Đảm bảo đúng thông tin điều kiện Incoterms, số lượng, giá. |
Invoice (Hóa đơn thương mại) | Xác nhận giá trị hàng hóa xuất khẩu. | Kiểm tra kỹ đơn vị tiền tệ, giá FOB/CIF, thông tin người mua. |
Packing List (Danh sách đóng gói) | Chi tiết số lượng, quy cách đóng gói hàng hóa. | Kiểm tra số lượng, trọng lượng, số container. |
Bill of Lading (B/L - Vận đơn đường biển) | Chứng nhận hãng tàu đã nhận hàng để vận chuyển. | Kiểm tra loại B/L (Original, Seaway, Telex Release). |
Chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin) | Hỗ trợ hưởng thuế ưu đãi theo hiệp định thương mại. | Kiểm tra đúng mẫu (Form A, Form B, Form E…). |
Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phyto Certificate) | Xác nhận hàng hóa an toàn về kiểm dịch thực vật. | Kiểm tra thông tin lô hàng, ngày cấp, chữ ký cơ quan có thẩm quyền. |
Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate) | Chứng nhận hàng đã được xử lý hun trùng. | Cần cho hàng đóng trong container gỗ, pallet gỗ. |
💡 Lưu ý: CS cần kiểm tra kỹ chứng từ trước khi gửi cho khách hàng, tránh sai sót gây trì hoãn xuất khẩu.
III. Quy trình kiểm tra và xử lý chứng từ
📌 Bước 1: Nhận bộ chứng từ từ bộ phận chứng từ (Docs Team).
📌 Bước 2: Kiểm tra nội dung chứng từ theo danh sách trên.
📌 Bước 3: Gửi bản scan cho khách hàng kiểm tra trước khi phát hành bản gốc.
📌 Bước 4: Nếu khách hàng yêu cầu sửa đổi, báo ngay cho bộ phận chứng từ để chỉnh sửa.
📌 Bước 5: Xác nhận thông tin chính xác và gửi chứng từ gốc theo yêu cầu.
💡 Lưu ý:
- Nếu phát hiện sai sót, sửa ngay trước khi phát hành chứng từ gốc.
- Nếu khách hàng yêu cầu sửa sau khi B/L đã phát hành, có thể mất phí sửa B/L (Amendment Fee).
IV. Hỗ trợ khai báo hải quan
1. Tại sao khai báo hải quan quan trọng?
📌 Hải quan kiểm soát hàng hóa xuất khẩu để đảm bảo:
✔ Hàng hóa hợp pháp, không bị cấm xuất khẩu.
✔ Đúng tiêu chuẩn an toàn, kiểm dịch.
✔ Thực hiện đúng nghĩa vụ thuế & chính sách thương mại quốc tế.
📌 CS không trực tiếp khai hải quan nhưng cần phối hợp với bộ phận khai báo để đảm bảo hàng thông quan đúng hạn.
2. Quy trình khai báo hải quan
📌 Bước 1: Chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan
Bộ chứng từ khai báo bao gồm:
✔ Invoice, Packing List.
✔ Hợp đồng (nếu cần).
✔ Booking Confirmation.
✔ Giấy phép xuất khẩu (nếu có).
📌 Bước 2: Nộp tờ khai điện tử qua hệ thống Hải quan (VNACCS/ECUS5)
✔ Bộ phận khai báo hải quan sẽ nhập dữ liệu và gửi lên hệ thống.
✔ Tờ khai sẽ phân luồng:
Loại luồng | Ý nghĩa | Cách xử lý |
---|---|---|
Luồng xanh ✅ | Tờ khai được duyệt ngay, không cần kiểm tra. | Xuất hàng bình thường. |
Luồng vàng 🟡 | Hải quan kiểm tra hồ sơ chứng từ. | Bổ sung hồ sơ nếu cần. |
Luồng đỏ 🔴 | Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa. | Phối hợp để thông quan nhanh nhất. |
📌 Bước 3: Kiểm tra trạng thái tờ khai
✅ Nếu tờ khai đã thông quan (Greenline), báo khách hàng chuẩn bị giao hàng ra cảng.
❌ Nếu bị luồng vàng/đỏ, cần phối hợp với bộ phận khai báo để xử lý ngay.
💡 Lưu ý: CS cần cập nhật trạng thái tờ khai thường xuyên và hỗ trợ khách hàng kịp thời nếu có vấn đề phát sinh.
V. Xử lý tình huống phát sinh
📌 Trường hợp 1: Chứng từ sai sót sau khi gửi cho khách hàng
🚨 Lỗi: Invoice sai tên người mua, Packing List sai số lượng cont.
✔ Giải pháp: Kiểm tra lại với bộ phận chứng từ, yêu cầu sửa ngay trước khi hàng xuất.
📌 Trường hợp 2: Tờ khai bị phân luồng đỏ, hàng bị giữ lại
🚨 Lỗi: Hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa.
✔ Giải pháp: Phối hợp với bộ phận khai báo & khách hàng để cung cấp đầy đủ chứng từ.
📌 Trường hợp 3: Khách hàng yêu cầu sửa B/L sau khi tàu chạy
🚨 Lỗi: Khách hàng muốn đổi địa chỉ người nhận hàng (Cnee) trên B/L.
✔ Giải pháp: Liên hệ hãng tàu xin sửa B/L, có thể phát sinh phí chỉnh sửa.
VI. Những lỗi thường gặp & cách tránh sai sót
📌 Lỗi 1: Gửi chứng từ sai thông tin khách hàng
🚨 Sai sót: Invoice ghi sai tên công ty nhập khẩu.
✔ Cách tránh: Luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi cho khách hàng.
📌 Lỗi 2: Không cập nhật trạng thái tờ khai hải quan kịp thời
🚨 Sai sót: Tờ khai bị luồng vàng nhưng CS không báo khách hàng kịp.
✔ Cách tránh: Theo dõi tờ khai thường xuyên, cập nhật ngay khi có vấn đề.
📌 Lỗi 3: Không gửi chứng từ đúng thời gian quy định
🚨 Sai sót: Chậm gửi B/L hoặc Phyto, khiến hàng bị giữ tại cảng nhập.
✔ Cách tránh: Kiểm tra deadline chứng từ và gửi đúng thời gian.
VII. Bài tập thực hành 🎯
1️⃣ Nếu Invoice bị sai số lượng hàng, nhưng B/L đã phát hành, bạn sẽ làm gì?
2️⃣ Nếu tờ khai bị phân luồng đỏ, bạn sẽ hỗ trợ khách hàng thế nào?
3️⃣ Một khách hàng muốn chỉnh sửa B/L sau khi tàu chạy, bạn sẽ làm gì?
👉 Trả lời trong phần bình luận để tôi kiểm tra giúp bạn nhé!
💡 KẾT THÚC NGÀY 4!
Bạn đã hiểu quy trình quản lý chứng từ và hỗ trợ khai báo hải quan chưa? Nếu còn thắc mắc, hãy hỏi ngay nhé! 📌 Ngày mai, chúng ta sẽ tiếp tục với NGÀY 5: Theo dõi lô hàng & chăm sóc khách hàng 🚢📦.
Views | |
---|---|
1 | Total Views |
1 | Members Views |
0 | Public Views |
Actions | |
---|---|
0 | Likes |
0 | Dislikes |
0 | Comments |
Share by mail
Please login to share this document by email.